Kongress – från idé till genomförande
Hundra- eller tusentals anmälningar, fördelning av rum på mängder av hotell, val av olika seminarier och deltagarfakturering. Det är bara några exempel på arbetsuppgifter som ingår i en kongress, en större konferens eller ett event. BokningsBolaget har webbaserade flexibla system som underlättar allt från inbjudan till uppföljning.
I det inledande skedet av projektet arbetar vi på två plan. Å ena sidan handlar det om noggrann planering. En minutiöst utarbetad projekt- och budgetplan tas fram med tidsåtgång, ansvarsfördelning och kostnader. Den följs upp varje dag. Å andra sidan handlar det om kreativitet. För att hitta de bästa lösningarna arbetar vi i kreativa forum där vi försöker tänka utanför ramarna. Vi ger oss inte förrän vi har hittat en idé som går att omvandla till en röd tråd som ska genomsyra hela eventet.
En kongress kan lätt ha en gästlista på 1200 personer. Förutom anmälningsformulär och hotellbokningar är önskemål om kost och allergier, tidskrävande faktorer. Till det kommer alla seminariealternativ och olika aktivitetsval. Våra projektledare på BokningsBolaget sköter all kontakt med deltagarna före, under och efter konferensen.
Experthjälp på plats
Vi är experter på att ta hand om den tidskrävande logistiken och administrerar allt från mindre konferenser till stora kongresser och events. Inbjudan, bekräftelse, hotellrumsbokning, namnlistor, fakturor, ekonomihantering… Det är många detaljer som ska klaffa för att helheten ska fungera. När vi tar hand om administrationen ser vi varje deltagare som vår kund och gör vårt yttersta för att alla ska vara nöjda. Varje möte har sitt behov. Ibland ska medföljande erbjudas intressanta aktiviteter och ofta äger en utställning eller workshop rum parallellt med konferensen. Då ska även den organiseras.
Föreläsare, musik och underhållning
Oavsett budskap behöver varje möte en stor portion motivation och inspiration. Därför är det viktigt med en extern talare, en vitamininjektion med ett utifrånperspektiv.
Föreläsare, musik och underhållning
Oavsett budskap behöver varje möte en stor portion motivation och inspiration. Därför är det viktigt med en extern talare, en vitamininjektion med ett utifrånperspektiv.
Vi hjälper er att hitta rätt föreläsare utifrån ert syfte. Ibland räcker det med någon som leder kongressen, en moderator, som ställer frågor och skapar ett flyt mellan programpunkterna. Musik, humor och magi – det är också viktiga ingredienser som vi hjälper er att fylla mötet med.
Under hela processen genomförs kontinuerliga avstämningsmöten med kunden. Arbetet intensifieras ju närmre genomförandet vi kommer. Vi levererar rapporter och listor, reviderade program och budgetar. Profilmaterial, utställningar, teknik, dekor… Det är många detaljer som nu ska falla på plats. Ett flödesschema där varje minut är planlagd arbetas fram. Ingenting lämnas åt slumpen.
Under själva genomförandet är alltid en person huvudansvarig. Dessutom finns värdar och värdinnor på plats samt en logistikansvarig (självklart beroende på storlek på grupp).
Efter genomförandet utvärderar vi arrangemanget och levererar en ekonomisk uppföljning.
